De la factura a la licencia: tipos de documentos que todo gerente debe conocer

Una de las funciones del gerente es comprender los procesos necesarios para la mejor administración de la empresa y el cumplimiento de todas las obligaciones legales. Para ello, es fundamental conocer los diferentes tipos de documentos que forman parte de la rutina de un negocio. ¿Ya estás familiarizado con el tema?

Dado el volumen de archivos, es normal tener dudas sobre el tema. Sin embargo, es importante aclarar el tema para poder preparar, archivar y adoptar todas las precauciones necesarias con la documentación de la empresa.

Teniendo esto en cuenta, hemos elaborado esta guía en la que se explican los principales documentos de la rutina empresarial. Además, demostramos por qué son importantes y cómo hacer una buena gestión de documentos. ¡Revisa!

¿Qué tipo de documentos se deben conocer?

Primero, algunos documentos varían según el tipo de negocio. Sin embargo, existen determinados tipos que son más habituales e imprescindibles para la gestión de distintas empresas. Así, enumeramos las principales opciones aclarando su función e importancia.

Nota fiscal

Las facturas son documentos emitidos en operaciones comerciales, que son obligatorios para las empresas. Registran entradas, salidas, devoluciones, envíos y otros movimientos de productos, servicios y valores en el negocio. De esta forma, permite recaudar los impuestos que gravan las prácticas, indicando los montos que se deben recaudar.

Por ello, no emitir facturas se considera evasión fiscal. Es decir, ante inspecciones que identifican la ausencia del documento, la empresa es sancionada. Además, pueden utilizarse para acreditar el cumplimiento de obligaciones, validar solicitudes de canjes y garantías, entre otros derechos o deberes de la empresa.

Por tanto, deben almacenarse en un lugar adecuado, encaminando correctamente las rutas a cada destino (consumidor, tesorería, empresa, entre otros). Debido a los plazos para la recaudación de impuestos y acciones fiscales, las notas deben conservarse durante al menos 5 años. Si la empresa utiliza los talones desmontables de la factura, debe seguir la misma regla.

Facturas y pestañas

Es habitual que la empresa reciba facturas de cobros de distintas fuentes, como las de servicios (agua, luz, teléfono, etc.) u otras obligaciones. Ciertamente, la conservación de los recibos es fundamental para poder solucionar cualquier problema con la identificación del pago, sin embargo, también se deben conservar los documentos de cobro.

Esto se debe a que pueden aclarar diferencias en información futura, además de ayudar a verificar todos los movimientos. Otro consejo es crear una forma de almacenamiento que cree vínculos entre la factura y el recibo respectivo. Así, cuando sea necesario tratar con este tipo de documentos, el colaborador tendrá un acceso más fácil a ellos.

Licencia de negocios

El Permiso de Operación es un documento proporcionado por el Ayuntamiento que declara la regularidad de la empresa, autorizando las actividades. Los requisitos para su obtención dependen de la normativa de cada ciudad y, también, del tipo de emprendimiento desarrollado. Uno de los puntos esenciales es el cumplimiento de la Ley de Zonificación, que puede interferir en las posibilidades comerciales por región.

Se otorga por un plazo fijo, por lo que debes prestar atención al plazo de renovación para que la empresa siga funcionando sin problemas. Sin él, el trato podría cerrarse ante la inspección. Además, hay casos en los que el documento debe estar exhibido en un lugar visible del establecimiento.

Licencias de funcionamiento

Dependiendo del tipo de empresa, es posible que se requieran autorizaciones adicionales, además del Permiso de Operación. En este caso, las licencias se obtienen de agencias específicas, según su finalidad. Son ellas:

• Licencia Sanitaria: es un documento provisto por la Vigilancia de la Salud, requerido para las empresas que operan en nichos específicos relacionados con alimentos, medicamentos y cosméticos;
• Licencia Ambiental: requerida en segmentos que puedan generar impactos en el medio ambiente, como los sectores industrial, agrícola, metalúrgico y químico.

Deben mostrarse en un lugar visible y la empresa debe tener control sobre los plazos u otras reglas relativas a la renovación de licencias. La irregularidad en la documentación conlleva multa y otras sanciones al establecimiento, que incluso puede impedir que siga funcionando hasta que se regularice la situación.

Recibos y recibos de pago

Ya hemos hablado de la importancia de guardar las facturas, por eso también es importante hablar de recibos y recibos de pago. Deben solicitarse o emitirse siempre que la empresa liquide una obligación económica de cualquier tipo: seguridad social, laboral, civil, tributaria, entre otras.

Así, ante cualquier controversia o duda sobre el vertido, se puede verificar y acreditar con la presentación de los comprobantes. Una precaución importante, aquí, es verificar los plazos necesarios para presentar cada tipo de documento, considerando el período en el que será posible discutir temas legales.

De esta forma, es posible organizar la rutina para llevar a cabo la eliminación segura de aquellos que ya no se utilizarán, liberando espacio y evitando que el volumen de archivos sea demasiado grande innecesariamente. Si tienes dudas sobre los plazos, cuenta con apoyo profesional para no cometer errores.

Registros contables y fiscales

Los libros de impuestos y contabilidad aportan importantes registros económicos a la empresa. En el primer caso, suelen ser requeridos por ciudades, estados o municipios, mientras que la contabilidad está relacionada con la contabilidad empresarial.

En el segundo caso, las leyes federales prevén una disposición obligatoria que exime únicamente al microempresario individual de mantener un sistema de contabilidad contable. Los principales tipos que se pueden utilizar son:

• libro diario: registra todas las transacciones contables y la situación patrimonial;
• libro mayor: controla individualmente todas las cuentas descritas en el libro mayor diario;
• libro de caja: trae todas las transacciones que involucran activos en efectivo;
• libro de registro de inventario: registra la cantidad y el valor de los productos, materias primas y otros artículos;
• libro de registro de entradas y libro de salidas: se ocupa de la entrada y salida de bienes, bienes y servicios de las empresas que cobran ICMS;
• libro de cálculo de impuestos: puede tratar con IPI, ICMS, entre otros.

Todos los documentos deben ser archivados correctamente para que puedan ser constantemente actualizados, buscados cuando sea necesario y presentados cuando se soliciten.

Punto de control

El control de tiempo de los empleados refleja las horas de trabajo efectivamente completadas. De esta forma, es capaz de demostrar si ha habido retrasos, ausencias, horas extraordinarias u horas nocturnas, factores todos que deben tenerse en cuenta a la hora de calcular los salarios para cumplir con las obligaciones laborales. Por lo tanto, deben firmarse y guardarse mensualmente y pueden presentarse en inspecciones o juicios.

Vale la pena señalar que mantener el control de puntos es obligatorio para las empresas con más de 20 empleados. Sin embargo, incluso en otros casos vale la pena implementar el sistema y archivar las horas de trabajo, considerando que los documentos brindan información importante sobre los pagos que se deben realizar.

Nómina de sueldos

Las nóminas son fundamentales para el negocio. Detallan la remuneración de todos los trabajadores, indicando por separado cada monto (salario, horas extraordinarias, adicionales, entre otros) y descuentos realizados (absentismos, cotizaciones a la seguridad social, vales de transporte, etc.), además de otros pagos de la empresa, como FGTS.

Se presentan para la comprobación de la retribución y firmados por el trabajador, como recibo. De esta forma, las nóminas y sus recibos son el documento que se utiliza para demostrar lo pagado y verificar que se han cumplido las obligaciones, con el pago de todos los fondos esperados.

Documentos de seguridad laboral

Las normas de seguridad y salud ocupacional prevén la necesidad de diferentes tipos de documentos, que incluyen medidas de protección, descripciones del ambiente de trabajo y otra información relacionada con los derechos de los trabajadores, por ejemplo: jubilación especial, trabajo no saludable adicional o peligrosidad.

Conozca algunos documentos de seguridad y salud ocupacional que debe desarrollar la empresa para cumplir con la legislación:

• Programa de Gestión de Riesgos (PGR);
• Programa de Control Médico de Salud Ocupacional (PCMSO);
• Perfil Profesional de la Seguridad Social (PPP);
• Informe técnico sobre condiciones ambientales de trabajo (LTCAT);
• Certificados de salud ocupacional (ASO);
• informe de entrega de Equipo de Protección Personal (EPI);
• Certificados médicos de remoción de empleados.

Los documentos están, en gran medida, previstos por normas reglamentarias, que pueden tener una aplicación específica solo para unos pocos segmentos. Por ello, es fundamental que la empresa evalúe todas las reglas para comprender cuáles deben observarse en la organización.

Contratos

Gran parte de lo que se negocia con la empresa debe tener contrato. Contratación de empleados, compra de productos, contratación de servicios, ventas, entre otros. El documento contiene las obligaciones de las partes, sus derechos e información como pagos, duración del contrato, multas en caso de incumplimiento y otros datos relevantes.

Por tanto, independientemente del sector responsable del contrato, éste debe estar debidamente preparado, firmado y almacenado en un lugar seguro, que permita la consulta en caso de dudas. Además, pueden utilizarse para acreditar derechos o para discutir detalles sobre el cumplimiento de lo previsto.

¿Cuál es la importancia de almacenarlos correctamente?

Si aún no conoces el motivo de tener buenas prácticas para almacenar diferentes tipos de documentos, te explicamos los principales beneficios que esto aporta. ¡Vea aquí!

Facilidad de la vida diaria

Ha revisado los principales documentos con los que debe lidiar una empresa, pero aún puede haber otros. Por tanto, es evidente la variedad de archivos que se deben desarrollar, consultar y presentar en el día a día del negocio. Sin una buena organización, los empleados y gerentes tendrán dificultades para localizar archivos.

Esto puede requerir más tiempo para ubicar los elementos, generar documentos duplicados y ayudar con la pérdida de archivos. Con eso, aún puede ser necesario invertir más tiempo para buscar el duplicado o para volver a elaborar el registro.

Sin embargo, al mecanografiar e indexar la documentación, con una buena ubicación y sistema de archivo, todas las funciones se simplifican. Así, es posible tener más facilidad en la vida diaria en relación con la gestión de documentos.

Productividad incrementada

Con mayor facilidad en la gestión de documentos, es posible observar el aumento de productividad de todo el equipo. Ya no será necesario invertir largos períodos de tiempo tratando de encontrar registros, agilizando las tareas. A largo plazo, los empleados pueden invertir más tiempo en realizar tareas más importantes para el desarrollo empresarial.

Además de la productividad, cabe destacar que hay una mejora en los resultados obtenidos e, incluso, en la rentabilidad. Por lo tanto, incluso si esta organización requiere una inversión (de tiempo y dinero), es posible identificar la rentabilidad a largo plazo debido al aumento del rendimiento empresarial.

Seguridad de los documentos

La seguridad de los documentos implica buenas prácticas para evitar el acceso no autorizado, la fuga de información, el daño y la pérdida de archivos. En la gestión documental, es posible adoptar varias medidas, que van más allá de la organización y el archivo. La digitalización de documentos, por ejemplo, permite la creación de copias electrónicas que se pueden consultar a diario.

La idea es evitar tener que manipular los documentos con frecuencia, ya que esto aumentaría el riesgo de daños y pérdidas. Además, las buenas prácticas de clasificación y archivo facilitan la implementación de sistemas de control de acceso y jerarquías, evitando que los registros sean visualizados por personas no autorizadas.

Cumplimiento de la legislación

Entre los tipos de documentos, es posible darse cuenta de que es necesario conservar varios para cumplir con los requisitos legales. Sin embargo, los problemas con el archivo pueden impedir que se localice. Si esto sucede, la empresa corre el riesgo de sufrir varios tipos de sanciones, que van desde multas hasta la prohibición del establecimiento.

Además de los costos relacionados con la propia sanción, aún pueden existir otros adicionales, como contratación de abogados, costas judiciales, condenas, entre otros. Por lo tanto, de alguna manera, la práctica también contribuye a la reducción de los gastos comerciales.

¿Cómo organizar los diferentes tipos de documentos de la empresa?

Como has visto, es fundamental contar con buenas prácticas para la gestión de documentos comerciales para poder aprovechar todos los beneficios que esto brinda al negocio. Existen varias prácticas que pueden ayudar, siempre partiendo de un diagnóstico para identificar las medidas adoptadas, los cuellos de botella existentes y las mejoras que se deben realizar.

En general, es importante tener un buen sistema de archivo, categorizando los tipos de documentos y determinando el momento para saber el momento adecuado para descartarlos. Para poner esto en práctica, conviene contar con un software de gestión documental, que mantenga registros sobre la ubicación física, además de facilitar la organización de los archivos digitales.

Finalmente, para asistirlo en todas las tareas, puede contar con una empresa especializada para crear e implementar las medidas ideales para su organización. De esta forma, es posible encontrar soluciones personalizadas, considerando el segmento de la empresa, el volumen de documentos y otras características del negocio.

Conociendo los principales tipos de documentos y su rol en la empresa, es más fácil identificar cómo tratarlos de la mejor manera. De esta forma, es posible mantener la regularidad del negocio, mantener la seguridad de los documentos y, además, aumentar la productividad del equipo.

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