4 cosas a considerar antes de contratar un ECM

Enterprise Content Management (ECM), o gestión de contenido empresarial, abarca un conjunto de prácticas y herramientas que se utilizan para organizar, archivar y administrar documentos y otros registros de una empresa. Después de todo, las rutinas del día a día de las empresas suelen traer un gran volumen de registros que deben organizarse para una buena gestión.

La práctica puede traer una serie de beneficios, como movilidad, seguridad de los datos, facilidad de acceso, mayor productividad y mayor control empresarial sobre los archivos. Sin embargo, para que la estrategia tenga éxito, es necesario saber contratar el servicio ideal para la empresa.

Sabemos que esta tarea puede traer algunas dificultades, por eso hemos preparado una lista con 4 factores que debes considerar antes de contratar un ECM. ¿Vamos allá?

1. Comprender el volumen de datos de la empresa

¿Ha realizado una evaluación del volumen de datos y documentos generados por la organización? Es bastante común que cada archivo sea generado y almacenado según los criterios establecidos por la empresa, sin que exista un control efectivo sobre los impactos que esto trae a la empresa.

Por tanto, antes de contratar el ECM, es necesario conocer el volumen de documentos para encontrar soluciones que puedan cubrir la demanda, preferiblemente a la medida. Cabe destacar que este consejo no significa que solo debas confiar en este sistema ante una gran cantidad de datos generados, sino que es necesario buscar soluciones adecuadas para tu negocio.

No olvides que existen organizaciones de diferentes tamaños y sectores, cada una con necesidades específicas en relación a la cantidad de datos generados y almacenados. Por lo tanto, comprender el volumen de su empresa le ayudará a comprender cuáles son las características esenciales para buscar alternativas y encontrar el mejor costo-beneficio.

2. Considere la seguridad del sistema

¿Qué tan seguros son sus archivos? Esto debe ser una preocupación de la empresa, principalmente con los cambios que trae la Ley General de Protección de Datos (LGPD). Los contenidos que integrarán el ECM pueden traer datos de diferentes propietarios, como clientes, empleados, proveedores y otras personas que han compartido la información.

Por tanto, a la hora de buscar una solución para la empresa, es necesario comprobar cómo es la protección de las tecnologías utilizadas, evitando accesos indebidos, fugas y otras prácticas irregulares. Investigar las alianzas para comprender las medidas de seguridad aplicadas y la adecuación a la LGPD para evitar irregularidades.

También puede ser relevante la posibilidad de implementar controles de acceso y jerarquías para limitar la visualización, edición y otras funcionalidades según el puesto del empleado. Para determinar este tema, es fundamental evaluar cuáles son las necesidades de la empresa en relación con la seguridad de los datos.

3. Vea si el sistema es fácil de usar

Uno de los mayores obstáculos para la modernización de procesos y la adherencia a diferentes tecnologías que pueden ayudar en el día a día de la organización es el uso de sistemas. A menudo, el software utilizado tiene una funcionalidad muy compleja, lo que dificulta su uso por parte del usuario.

Cuando esto sucede, incluso después de implementar el ECM, es posible que no se utilice correctamente. Por eso, es importante saber cómo funcionará todo el sistema y las tecnologías utilizadas, buscando opciones intuitivas que sean fácilmente utilizadas por los empleados responsables.

Además, conviene contar con formación y titulación para familiarizar a todo el equipo con el sistema.

4. Evaluar el apoyo ofrecido

Cuando la empresa aún no cuenta con un buen sistema de gestión de contenidos, la contratación tiene un impacto en la rutina y puede traer algunas dificultades de adaptación, algo común en cualquier cambio. Lo mismo ocurre cuando la organización opta por intercambiar el ECM.

En ambas situaciones, el soporte ofrecido por la empresa especializada es fundamental para ayudar en la implementación y mantenimiento de la estrategia empresarial. Por eso, es importante evaluar cómo es el servicio y qué canales están disponibles.

Observar estos criterios antes de contratar un ECM ayudará a su empresa a tomar las mejores decisiones. Puede contar con Prado Chaves para optimizar el entorno de gestión de contenidos de su negocio.

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