A Prado Chaves oferece o Serviço de Digitalização de Documentos para empresas que precisam fazer a conversão de documentos físicos em arquivo digital, para consultas via internet a qualquer hora do dia.
Conheça as vantagens e benefícios do Serviço de Digitalização de Documentos da Prado Chaves.
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Conversão de documentos físicos para arquivos digitais com segurança e agilidade.

Digitalização de Documentos

Serviço de Digitalização de Documentos e Arquivos


Menos cópias, maior disseminação da informação e garantia da integridade do documento físico? Sim, é possível!

Com as urgências do mercado corporativo, a disseminação da informação se tornou primordial para a conclusão de transações comerciais. Com isto a agilidade na recuperação de um documento é item fundamental para promover a eficiência em qualquer segmento de negócio.

O que é, e para que serve a Digitalização de Documentos?

A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. Qualquer documento que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais.

Esta conversão também transforma o modo de armazenagem destes arquivos que uma vez digitalizados poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias como CDs, DVDs, Pendrives ou ainda em unidades de discos removíveis.

No processo de conversão de um documento o acervo é escaneado e os arquivos, agora transformados em imagem, passam por um processo de classificação de documentos para garantir a agilidade na localização das informações através das ferramentas de buscas que podem ser implantadas nesta solução.

A digitalização é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Web.

Com a implantação deste serviço a redução nos custos será continua, começando pela redução na demanda de cópias desnecessárias, preservação do arquivo original - devido ao mínimo acesso ao documento físico -, otimização do espaço físico para armazenagem de acervo e auditoria de acesso às informações disseminadas em nuvem.

Já conhece os benefícios da Digitalização de Documentos para o seu negócio. Conheça os principais:

Aumento da produtividade: a redução do tempo de busca por determinados documentos e o acesso rápido às suas informações serão de grande contribuição para a eficiência das transações do seu “core business”.

Otimização do espaço físico: a digitalização de documentos e arquivos permite a armazenagem destes ativos em nuvem ou em qualquer outro tipo de mídia de dados. Isso deixa o espaço físico dedicado ao acervo documental livre para atividades produtivas.

Preservação do arquivo físico: com o acesso e compartilhamento do mesmo documento na rede para vários usuários simultâneos, a preservação do arquivo físico original será garantida.

Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópias: diminua o número de impressões e cópias desnecessárias e veja os indicadores de investimento no seu negócio se estabilizar.

Mais segurança para informações confidenciais: as ferramentas de organização implantadas no serviço de digitalização de documentos permitem o controle de acesso por usuários. Logo, suas informações confidenciais só serão acessadas por quem for autorizado.

Contribua com o meio ambiente: apesar de ser um ativo com rápida degradação, o papel ainda é uma das principais causas de desmatamento. Diminuir a demanda de cópias em seu ambiente de trabalho já é o primeiro passo para contribuir com a preservação da natureza e investir em sustentabilidade no seu negócio.

Conheça o Serviço Digitalização de Documentos e Arquivos da Prado Chaves:

Os desenvolvedores de soluções para gestão documental da Prado Chaves estão qualificados para prestar um serviço profissional onde a digitalização de documentos e arquivos passa pelas seguintes etapas:

Classificar: preparar, organizar e catalogar por categoria/departamento;

Escanear (ou digitalizar) os documentos: usando os scanners profissionais disponíveis em nossa estrutura de equipamentos de alta produtividade;

Indexar: associar metadados ao arquivo digital para otimizar consulta em sistema Web;

Controle de qualidade: validação de todas as etapas antecedentes à disponibilização dos arquivos digitais aos usuários finais;

Recuperar: utilização de ferramentas especializadas para a busca e localização de documentos digitalizados;

Após estas etapas o documento estará disponível para ser recuperado digitalmente, via Internet, a qualquer momento, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

A Prado Chaves oferece toda infra-estrutura e “know-how” requeridos para a implementação desta solução, dimensionando-a de acordo com a necessidade do seu negócio. Deixe-nos cuidar da Digitalização de Documentos e Arquivos de sua empresa com profissionais treinados e certificados e reduza os altos investimentos em equipamentos, suporte e gerenciamento de informações.

Ao compor esta solução, outros serviços também poderão ser utilizados como ferramentas conforme particularidade do cliente: Os mais agregados são: Guarda de Documentos, onde o cliente terceiriza o espaço físico do seu acervo. Arquivo de Documentos, para terceirização de arquivo inativo (ou arquivo morto); Organização de Documentos, para uma tificação e catoloção com mão de obra especializada e ainda o ECM - Enterprise Content Management, para o gerenciamento de documentos e informações não estruturados.

Quem pode terceirizar a Digitalização de Documentos?

Qualquer organização que tenha em sua rotina documentos com constante acesso e compartilhamento das informações neles contidas.

Ao terceirizar a Digitalização de Documentos e Arquivos com a Prado Chaves a redução de espaço para a guarda de documentos físicos, redução da guarda de documentos externos, bem como o Plano de Continuidade de Negócio ganham padrão e facilidade na reprodução da informação que garante recuperação de dados e conteúdos em caso de desastres.

Visto isso, esta é uma solução chave para empresas que não param de crescer e prezam a padronização e eficácia na gestão de documentos do seu negócio.

Ainda precisa de mais informações sobre o Serviço de Digitalização de Documentos?

Entre em contato com a Prado Chaves: tel.: (11) 2067 2121 | (11) 2068 8182 ou fale por e-mail.


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