A digitalização de documentos pode otimizar tempo e recursos

A digitalização de documentos consiste em criar cópias digitais dos documentos físicos que serão armazenados em mídias como HDs, CDs, DVDs, pendrives ou servidores em nuvem. Esse processo proporciona vários benefícios à empresa, principalmente porque consegue otimizar tempo e recursos, dois itens que têm muito valor para qualquer negócio.

Você sabe por que isso acontece? Muitos gestores deixam de implementar essa estratégia por não entender de que maneira ela auxilia o negócio, então preparamos este conteúdo para esclarecer o assunto. Continue a leitura e entenda!

Como a digitalização de documentos otimiza tempo e recursos?

Quem pesquisa boas práticas para manter a competitividade do negócio e uma boa gestão, se depara com dicas frequentes sobre como a tecnologia pode auxiliar. A realização de procedimentos eletrônicos é cada vez mais frequente, o que aumenta o volume de documentos gerados apenas de forma digital. Porém, o volume de papéis ainda é alto, então vale a pena contar com a digitalização. Entenda como essa prática pode ajudar a sua empresa!

Reduz o volume de papel

Existem alguns documentos importantes que precisam de suas cópias originais impressas, mas grande parte deles pode ser descartado após a digitalização. Assim, a prática ajuda a reduzir o volume de papel e o uso de materiais de escritório, já que também evita a realização de diversas cópias e impressões.

Por causa disso, é possível diminuir o espaço físico necessário para armazenamento, aproveitando melhor os espaços da empresa, além de reduzir as despesas mensais referentes à compra de materiais como folhas, tinta de impressora, pastas, entre outros.

Facilita a organização e a busca de arquivos

Com menos papéis para organizar, os arquivos físicos se tornam mais fáceis de gerir. Além disso, os documentos digitalizados podem ser organizados no computador com ferramentas simples, como a criação de pastas, ou com softwares de gestão.

As ferramentas de busca nos computadores, com filtros ou pesquisa por palavra, agilizam a localização dos documentos necessários, com toda a praticidade que os colaboradores precisam para agilizar as tarefas.

Proporciona segurança

A segurança na digitalização de documentos acontece de diversas formas. A primeira é que você pode contar com diversas soluções digitais para garantir o backup de dados, ou seja, caso aconteça qualquer problema, é possível recuperar a documentação.

Outro ponto é que existem diversas soluções que investem em criptografia e controle de acesso, evitando que terceiros consigam acessar os documentos. Ademais, dessa maneira fica mais fácil criar regras de hierarquia, a fim de determinar quais colaboradores podem acessar os documentos gravados.

Por fim, existem menos riscos de perda e danos, afinal, não será preciso manusear os documentos constantemente, como acontece quando toda a documentação da empresa é impressa. Assim, a digitalização deixa toda a documentação mais segura.

Aumenta a produtividade

Todos os benefícios citados reduzem o tempo investido ao lidar com os documentos, principalmente a busca em arquivos e preocupações referentes ao manuseio ou perda. Além disso, os atendimentos ao cliente, aos fornecedores e outras práticas que exijam a consulta de documentos se tornam mais ágeis.

Consequentemente, os colaboradores conseguem focar mais em suas atividades do dia a dia, o que aumenta a produtividade e a qualidade do atendimento ofertado. Dessa maneira, a empresa tem condições de conquistar melhores resultados.

Como fazer a digitalização de documentos?

Como foi possível notar, a digitalização é uma estratégia importante para melhorar os resultados do negócio, mas é comum que surjam dúvidas sobre como fazer isso. É preciso contar com ferramentas adequadas para converter os documentos físicos em digitais, separá-los e planejar a forma como eles serão indexados para consulta.

Para facilitar todo o processo, vale a pena terceirizar o serviço e contar com o suporte de uma empresa especializada, como a Prado Chaves. Oferecemos uma solução completa para a digitalização, além de contar com serviços adicionais, como guarda de documentos e outras ferramentas que auxiliem na gestão da documentação do negócio.

Viu só? Definitivamente, a digitalização de documentos proporciona benefícios importantes para o seu negócio, especialmente em relação ao tempo e aos recursos empresariais. Portanto, organize as rotinas da empresa e invista nessa prática.

Se você ficou interessado nos benefícios que essa prática proporciona, aproveite para saber mais sobre os nossos serviços de digitalização!