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Continuidade de Negócios

Sua empresa não pode parar diante de um evento de crise.

Introdução

Como diz a velha máxima, "tempo é dinheiro". Agora imagine sua empresa em um evento de crise. Quanto dinheiro pode-se perder em uma situação na qual a empresa se vê obrigada a paralisar suas atividades por causa de um evento como esse? Vamos colocar um exemplo hipotético de evento de crise, que pode acometer qualquer empresa, e a partir dele ver quais as consequências e as possibilidades de se passar por esse evento com um impacto mínimo.

Neste artigo abordaremos apenas os impactos e as soluções que envolvem Outsourcing de Serviços e a Gestão de Conteúdo.

Evento hipotético

Imagine que sua empresa, independente do ramo de atuação, passe por uma enchente na qual a deixe inoperante por alguns dias. Você já se perguntou, ou calculou quanto tempo sua empresa conseguiria se manter totalmente parada diante de um evento como esse? Ultimamente algumas regiões do país têm passado por grandes enchentes que duram dias e algumas localidades permanecem alagadas por semanas. Você já deve ter calculado o prejuízo de ficar com um servidor parado por algumas horas. Mas um servidor parado por algumas horas não pode ser considerado um evento de crise. Imagine agora seu staff administrativo sem poder trabalhar por uma semana.

Plano de Continuidade de Negócios

Grandes empresas pensam nisso, e têm pessoas pensando nisso o tempo todo. São ações simples e pontuais que resolvem alguns destes problemas. Vejam algumas delas:

  • Adoção de um Datacenter onde seja possível armazenar dados de seu legado ou a redundância física em local separado de infraestrutura de dados;
  • Manutenção de um escritório secundário com estrutura mínima para abrigar as operações da empresa ou parte das operações (as mais relevantes);
  • Adoção de Outsourcing de Serviços e Processos;
  • Adoção de Gestão de Conteúdo por terceiros;
  • Adoção de Guarda de Documentos terceirizada.

Impactos de um evento de crise

Em nosso evento hipotético, um dos impactos mais relevantes é sob as operações comerciais e administrativas. É óbvio que há impactos significativos sobre a produção no caso das indústrias, mas esse impacto pode ser minimizado com o acréscimo de turnos extras provisórios. Já nas operações administrativas e comerciais, não é possível, por exemplo, efetuar vendas fora do horário comercial, ou efetuar pagamentos sem ter acesso aos documentos que se encontram na própria empresa. Eventualmente, pode ocorrer o extravio de tais documentos em face de um evento como esse.

Em casos similares, podem ocorrer à empresa: perda de crédito, multas contratuais e demais sansões impostas por seus credores.

Quais as soluções a serem adotadas?

Há pouco citamos os itens que compõe um plano de continuidade. Dentre eles, falaremos sobre aqueles que envolvem terceiros em uma solução de continuidade eficiente.

Há diversos tipos de serviços que podem ser realizados de acordo com a necessidade de cada empresa.
Quando falamos de "Business Process Outsourcing" (BPO), estamos falando em delegação de determinados processos para terceiros que possuem "Know-how" para executar determinadas tarefas. Você pode delegar, por exemplo, alguns de seus serviços de BackOffice, para que sejam executados por outra empresa. Além de tirar da sua empresa o foco em serviços burocráticos, permitindo maior concentração no "core business", obtém-se a garantia de que sua empresa continuará executando boa parte das operações administrativas, mesmo diante de um evento de crise.

Por outro lado, delegar a gestão do conteúdo empresarial à uma empresa especializada, garante que sua informação estará sempre disponível para o uso. Junte a isso um escritório com infraestrutura mínima, com operação e pessoal próprios, treinados para eventos de crise. Sua empresa só irá parar em caso de uma catástrofe mundial. Utilizando os recursos de gestão de conteúdo empresarial, sua empresa terá sempre à mão informações para continuar trabalhando sem preocupação em efetuar a manutenção destes dados.

Junte a isso uma guarda segura de documentos. Mesmo que sua empresa esteja completamente submersa, seus documentos estarão em segurança, organizados, catalogados e digitalizados sob a custódia de uma empresa especializada. Além de se precaver para um determinado evento de crise, sua empresa ainda possuirá o bônus de ter seus documentos organizados com a facilidade de localização dos mesmos.

Concluindo

Vale a pena efetuar um estudo e até adotar um plano de continuidade onde sua empresa envolva parceiros especializados para cuidar de seu conteúdo e de seu BackOffice. Além de dividir a responsabilidade com estes parceiros, sua empresa terá a garantia de impacto mínimo nas operações.

Clodoaldo Bragato Lopes é Analista de processos de negócio atuando desde 2007 pela Prado Chaves.

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