O Arquivo de Documentos da Prado Chaves possui instalações especialmente preparadas para a recepção, armazenagem, organização e movimentação de seus documentos com total segurança em SP.
Conheça os benefícios do Serviço Arquivo de Documentos na terceirização do seu acervo.
GESTÃO DE ARQUIVOS DE DOCUMENTOS
Arquivos armazenados com 100% de segurança.

Arquivo de Documentos

Serviço Arquivo de Documentos (Arquivo Inativo)


Otimize seu espaço físico e mantenha seu arquivo inativo em total segurança!

Manter um arquivo inativo (ou arquivo morto) sob as condições adequadas para sua preservação e segurança tem se tornado uma das decisões mais fundamentais para empresas em ascensão. A solução está na terceirização do seu Arquivo de Documentos e com isso a otimização do espaço físico é imediata, tanto em forma de investimento estrutural quanto aproveitamento deste espaço para atividades produtivas do seu “core business”.

O que é e para que serve o Serviço Arquivo de Documentos?

O Serviço de Arquivo de Documentos (também conhecido como arquivo morto) visa principalmente assegurar que a administração de documentos escriturais (em forma de papel) ou armazenados em mídias de dados, ambos acondicionados em caixas, seja feita de maneira precisa e segura a fim de prover total eficiência do serviço para o cliente. Além da total proteção, todos os arquivos são facilmente acessíveis para revisão e modificação de seu conteúdo quando necessário.

À medida que a informação envelhece talvez você precise acessá-la com menor frequência. Levando isto em consideração a Prado Chaves pode ajudá-lo a determinar a otimização de seus custos com a transferência das caixas para um padrão de armazenagem diferente ou outro plano de serviços. Para possibilitar práticas ideais de retenção, podemos designar a cada uma das caixas uma data fornecida pelo cliente, para avaliação de expurgo, que confirmaremos através de um serviço de notificação.

Em outras palavras, este serviço propõe às organizações a terceirização da gestão e custódia de documentos e arquivos inativos como forma de redução dos custos internos gerados pela administração destes arquivos.

Quais os benefícios da terceirização de Arquivo de Documentos para sua empresa? Conheça os principais:

Segurança e Preservação: qualquer que seja o seu motivo para terceirizar a guarda de seu arquivo de documento ou mídia de dados, quando confiado a uma empresa com estrutura ideal para este fim, a segurança e preservação do seu bem é totalmente garantida.

Mais espaço físico sem custos diretos para estrutura: para empresas que destinam boa parte do seu espaço para acervo de documentos, principalmente os de baixa frequência de acesso, este serviço é a solução para otimizar tal área que poderá ser destinada apenas às atividades com fins lucrativos.

Localização e recuperação imediatas: com as ferramentas e sistemas “web” para indexação de caixas e de seus conteúdos, a busca aos seus documentos leva apenas alguns segundos. Isso porque, junto ao código de identificação das caixas, estão vinculadas todas as informações de localização em nosso arquivo.

A Prado Chaves é uma empresa especializada em Arquivo de Documentos. Entenda por que:

Graças à especialização da Prado Chaves em Gestão de Documentos  suas caixas contendo documentos serão rastreadas 24 horas e monitoradas com precisão, sem a necessidade de maiores investimentos de sua parte. Conforme seu pedido, entregamos uma ou várias caixas em horário programado, no mesmo dia, ou em caráter de urgência por serviço expresso.

Nossos armazéns seguem as mais altas exigências de segurança da ABNT e do CONARQ, contando com sistema anti-incêndio, câmeras de segurança, controle anti-pragas, controle de temperatura e umidade relativa do ar. Nossa estrutura foi projetada com investimentos em modernas instalações e possui monitoramento interno e externo 24 horas por dia, em todos os dias do ano.

Em um projeto de terceirização de Arquivo de Documentos também pode ser agregado o serviço de Digitalização de Documentos para os clientes que além da preservação do documento original necessite de acesso a este arquivo. Outro serviço bem comum é o de Organização de Documentos, onde os especialista da Prado Chaves cuida de todo o processo de tipificação, catalogação e etc. O que define os serviços à serem integrados ao terceirizar um acervo documental é a necessidade da organização.

Tudo isso para garantir aos nossos clientes a tranquilidade quanto à guarda e segurança de seus arquivos e documentos.

Quem pode terceirizar o Arquivo de Documentos (ou arquivo inativo)?

Este serviço não restringe nenhuma organização devido seu tamanho ou demanda. Qualquer empresa que tenha arquivo morto documental ou arquivos em mídias de dados pode usufruir dos benefícios inerentes a esta terceirização.

A tarefa de arquivar e manter a preservação dos seus documentos bem como o sigilo de informações valiosas parece simples, em uma análise superficial, até você precisar de um documento e não localizá-lo ou este estiver em más condições de uso.

Adquira este serviço e terceirize a guarda de arquivo inativo, a custódia de arquivos sigilosos, a custódia de documentos e obtenha todos os benefícios de um serviço profissional.

Não corra riscos desnecessários que geram custos elevados e até mesmo a má disseminação do bem maior do seu negócio: ’’a informação’’.

Confie à Prado Chaves a guarda, custódia e preservação do seu arquivo de documentos.

Entre em contato com nossos especialistas e entenda mais sobre nosso serviço para Arquivo Inativo.

Ligue: (11) 2067 2121 | (11) 2068 8182 ou fale por e-mail: comercial@pradochaves.com.br


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