Guarda de Documentos
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Guarda de Documentos
Disponibilizamos um espaço físico seguro e projetado especialmente para armazenagem de documentos
A prática de terceirizar a guarda de documentos abrange metodologias importantes para atender sua principal demanda — liberar espaço físico no seu negócio para atividades prioritárias e localizar documentos a qualquer momento, sem perder tempo e com eficiência.
O serviço de Guarda de Caixas ou Arquivos tem como finalidade a preservação do seu acervo documental, mantendo-o em condições adequadas. Além do fácil acesso, antes de tais documentos serem arquivados, eles podem ser organizados, catalogados e indexados em um sistema de acompanhamento via Web.
Pensando nisso, a Prado Chaves, uma empresa especializada em gestão documental, localizada na grande São Paulo (Mooca), disponibiliza uma infraestrutura projetada especialmente para a guarda física e, ainda, oferece duas modalidades para o serviço:
Nessa modalidade, vamos encaminhar um kit contendo caixa, etiqueta de identificação e lacre.
Assim, você fará o cadastro do conteúdo em um sistema exclusivo para essa função, e quando precisar da caixa, bastará solicitar em nosso sistema, que enviaremos o material.
Resumindo, nesse caso é o cliente quem controla o conteúdo, e a unidade de armazenamento pode ser com caixas (7 kg e/ou 20kg) ou tubos.
Aqui, nós que faremos o controle de conteúdo para sua empresa. Além de acomodá-los em caixas individuais, também vamos identificar cada um dos documentos que compõem o conteúdo com etiquetas de código de barras, a partir dos indexadores de sua preferência (CPF, nome, número de paciente, número de alunos, número do crachá, RG, entre muitos outros). Quando você precisar de um documento específico, é só entrar em nosso sistema e solicitar o pedido, assim, iremos resgatá-lo individualmente para enviar.
Optando por essa modalidade, poderemos digitalizar seu documento identificado e disponibilizá-lo em nosso Portal de Visualização (PC Image), em todos os momentos de entrada ou sob demanda, de acordo com a sua necessidade.
Para as duas modalidades trabalhamos com SLA (nível acordado de prestação de serviço), diversos relatórios gerenciais, mecanismos de procura avançados e sistema automatizado de O.S (ordem de serviço).
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