O Serviço de Guarda de Documentos tem como finalidade preservar os arquivos originais da sua empresa, podendo ser organizados, catalogados e indexados em um sistema de acompanhamento via Web.
Conheça as vantagens e benefícios do Serviço de Guarda de Documentos da Prado Chaves em SP.
GUARDA DE DOCUMENTOS
Armazenagem de arquivos com 100% de segurança.

Guarda de Documentos

Serviço de Guarda de Documentos (Terceirização de Acervo Documental)


Qual o valor do espaço físico para seu negócio?

Redução de custos é uma das chaves para o mercado corporativo e quando falamos neste assunto o valor pago por cada m² destinado ao acervo de documentos torna-se muito caro, uma vez que este precioso espaço poderia ser destinado a atividades lucrativas. Com isto, cada vez mais tem crescido o número de organizações que buscam empresas especializadas em guarda de documentos ou armazenagem de arquivos.

Manter um arquivo em condições ideais ou localizar documentos em acervos desorganizados custa caro e ainda devemos considerar que o armazenamento inadequado de papéis enfatiza o acúmulo de poeira e a proliferação de pragas e insetos. Assim, a terceirização da Guarda de Documentos é uma solução que também contribui para um ambiente de trabalho limpo e organizado.

Para que serve o serviço de Guarda de Documentos?

O serviço de Guarda de Documentos ou Arquivos tem como finalidade terceirizar a guarda e a preservação do seu acervo de documentos, mantendo-o em condições adequadas, além do fácil acesso à sua localização, uma vez que antes de serem arquivados tais documentos podem ser organizados, catalogados e indexados em um sistema de acompanhamento via Web.

Quais os benefícios em terceirizar a armazenagem de seus arquivos? Conheça os principais:

Mais espaço físico para seu negócio: com a terceirização de arquivos e documentos o espaço físico, antes destinado a este fim, poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem o seu negócio.

Preservação do acervo original: Com os arquivos e documentos sob a custódia de uma empresa especializada neste tipo de arquivamento, a sua preservação e integridade estão garantidas.

Segurança: o sigilo das informações contidas nos documentos e arquivos armazenados é absoluto. Somente usuários autorizados terão acesso a tais informações e todas as movimentações relativas ao arquivo são auditadas.

Acesso à localização do seu documento via web: com software e tecnologia adequados, todos os documentos podem ser catalogados e registrados com suas devidas informações e localização física, facilitando assim seu resgate e diminuindo exponencialmente o tempo de resposta à solicitação do arquivo físico.

Confie a custódia de seus arquivos a uma empresa especializada em Guarda de Documentos!

A Prado Chaves cuida do seu acervo para sua empresa cuidar dos seus negócios. Com vários anos de experiência neste segmento  somos uma empresa em constante aprimoramento no que há de mais moderno em padronização de arquivo físico e digital. Nossas instalações foram estruturadas para a recepção, armazenagem e movimentação de documentos.

Nosso arquivo é montado de forma que seus documentos não sejam identificados visualmente – apenas por meio do nosso sistema de gestão de documentos, garantindo total sigilo e segurança à sua informação.

Temos uma grande variedade de padrões de caixas que foram desenvolvidas para facilitar sua manipulação e fabricadas com matéria-prima de qualidade “premium” para resistirem por muito mais tempo, podendo inclusive ser lacradas para uma total segurança da informação. Tudo isso para promover a melhor adequação do seu acervo ao nosso processo de guarda e gestão.

Buscando a execução segura deste serviço, a Prado Chaves se atualiza constantemente para atender aos padrões e normas do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) e mantém rigoroso controle biológico de pragas e insetos em suas instalações.

No Serviço de Guarda de Documentos da Prado Chaves, dependendo da demanda do cliente, outros serviços poderão ser utilizados como ferramentas para promover a eficácia da solução. Sendo assim, pode-se integrar os serviços de: Arquivo de Documentos, para terceirização de arquivo inativo (ou arquivo morto); Organização de Documentos, para uma tificação e catoloção com mão de obra especializada ou Digitalização de Documentos, para clientes que além de terceirizar o espaço físico também precisa manter acesso remoto a seu acervo.

Quem pode terceirizar a Guarda de Documentos?

Independente da demanda e do departamento, se sua empresa vive atolada em arquivos que não podem ser descartados ou documentos sigilosos que devem ser mantidos em segurança, terceirizar a custódia destes arquivos será um ótimo negócio.

A sua empresa pode adquirir este serviço para terceirizar a guarda de arquivo inativo, custódia de arquivos sigilosos, custódia de documentos ou simplesmente para liberar o seu espaço físico destinado à armazenagem de arquivo e armazenagem de documentos.

A tarefa de arquivar documentos parece simples, em uma análise superficial, até você precisar de um documento e não localizá-lo. Não corra riscos desnecessários que geram custos elevados. Listamos abaixo alguns segmentos onde o Serviço de Guarda de Documentos se aplica diretamente:

  • Consultoria de RH: Empresas com grande demanda de guarda de documentos trabalhistas e prontuários de funcionários usam grande espaço físico que poderia ser usado para outras atividades produtivas.
  • Departamento Pessoal: a guarda de documentos para departamento pessoal é uma solução para os dilemas das corporações que, independente da sua demanda, não querem ter nenhuma outra preocupação que não seja o foco do seu negócio.
  • Contabilidade: para empresas que prestam consultoria contábil, o serviço de guarda de documentos contábeis é a solução para garantir que tais documentos serão arquivados de forma cronológica de data, separados e arquivados por mês dentre outros requisitos necessários para atender as normas de arquivamento de tais documentos.
  • Fiscal: para fins auditoriais, e conforme tabela de temporalidade, todo documento tem prazo de validade. o tempo de guarda de documentos fiscais é bem maior que o de documentos comerciais. Assim, a terceirização da guarda destes documentos é uma solução segura e inteligiente para deixar o espaço físico da sua organização disponível para fins lucrativos.

    Deixe a equipe de especialistas da Prado Chaves cuidar da Guarda do seu acervo e surpreenda-se com o tempo de resposta às solicitações de consultas e outras demandas.

Ainda precisa de mais informações sobre o serviço de Guarda de Documentos? Tire suas dúvidas.

Entre em contato com a Prado Chaves: tel.: (11) 2067 2121 | (11) 2068 8182 ou mande um e-mail.


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